Tablica Kanban

Kanban to narzędzie, dzięki któremu możesz pracować (Ty i Twój zespół) bardziej produktywnie. Bardziej produktywnie nie oznacza, że masz pracować więcej i szybciej, bo klienci czekają. Kanban robi to inaczej: wręcz zabrania pracować :-). Jak to się jednak dzieje, że klienci szybciej otrzymują, to na co czekają, skoro my pracujemy mniej? W tym wpisie omówię zasadę działania Kanban na przykładzie tablicy kanban jednego z zespołów, z którym ostatnio pracowaliśmy.

Kanban traktuje prace jako przepływ zadań przez organizację, w której pracujemy. Jak zadania przepływają szybko przez nasz zespół lub firmę, to znaczy, że czas ich realizacji jest krótki i klienci szybciej otrzymują zamówione usługi (lub towary) – i to jest nasz cel nadrzędny (za chwilę dowiesz się, że aby osiągnąć ten cel ludzie muszą pracować mniej :-)). Ciężko jest jednak optymalizować coś, czego nie widać. Dlatego najpierw wizualizujemy prace wykonywaną przez zespół przy pomocy tablicy Kanban. Dzięki temu będziemy mieć obraz tego, jakimi zadaniami się zajmujemy (karty pracy) oraz na jakim etapie są te zadania (wizualizacja przepływu pracy).

Tablica Kanban: Karty zadań

Zadania są umieszczane na tablicy w postaci kart. Na karcie możemy odczytać podstawowe informacje związane z zadaniem: czego dotyczy, kto nad nim pracuje, termin realizacji, etc… Przykładowa karta może wyglądać tak:

zadanie na tablicy kanban

Ta karta zawiera następujące informacje (które ten zespół uznał za istotne):

  • trudność zadania oznaczona kolerem – żółty oznacza średnio trudne
  • opis (na środku)
  • nazwa klienta (na dole po lewej)
  • osoba pracująca nad zadaniem (po prawej na dole: tylko literka D, ale każdy w zespole, wie o kogo chodzi)
  • Numer zgłoszenia w systemie (na górze po lewej)
  • Data zgłoszenia (na górze po prawej)

Tablica Kanban: Przepływ pracy

Kolumny na Tablicy Kanban odzwierciedlają poszczególne etapy przepływu pracy. Karta – przedstawiająca zadanie – przechodzi przez te kolumny w miarę postępów pracy. W najprostszej tablicy etapami mogą być:

  • Do zrobienia
  • W trakcie
  • Testy
  • Ukończone

Każdy zespół musi je wspólnie wypracować, a co za tym idzie wspólnie ustalić, jakie są etapy przepływu pracy w zespole :-). Spotkaliśmy się z zarówno z tablicami, które mają 25 etapów, jak i z bardziej minimalistycznymi z pięcioma kolumnami:

tablica kanban

Jeśli karta z zadaniem przepływa szybko przez poszczególne kroki, to mamy do czynienia z bardzo produktywnym zespołem, który dobrze radzi sobie z zadaniami, a klient jest zadowolony, bo szybko może korzystać z efektów pracy zespołu. Nie zawsze jednak zadania przechodzą płynnie od jednego etapu do kolejnego, ale niestety blokują się na niektórych etapach.

Czasami brak jest nam wiedzy jak dokończyć zadanie i przekazać je do testów, czasami czekamy na dodatkowe wyjaśnienie od klienta, czasami musimy poczekać na dokończenie zadania przez kolegę, etc… Powodów jest wiele, każdy z nas spotyka się z nimi codziennie w pracy. Możemy oczywiście w takiej sytuacji rozpocząć pracę nad nowym zadaniem, ale zazwyczaj skutki takiego postępowania będą odwrotne od zamierzonych. Ilość zadań rozpoczętych będzie rosła, zablokowane zadania same się nie odblokują (więc pozostają w takim stanie), a zadań ukończonych nie będzie przybywać. Niezadowolony klient będzie naciskał na zespół z powodu braku efektów, zespół będzie pracował w stresie, jakość naszej pracy spadnie, a my będziemy musieli często przełączać się pomiędzy rozpoczętymi zadaniami.

Brzmi dla was znajomo? Kanban przychodzi na ratunek :-). Narzędziem, którego używa Kanban w celu uniknięcia takich sytuacji, jest limit pracy w toku (inaczej zwany limitem WIP, od Work In Progress). Na zdjęciu poniżej limity WIP zostały wyznaczone dla niektórych kolumn – jest to ta [4] koło kolumny WERYFIKACJA:

tablica zadań kolumny

Jak działa limit WIP?

Limity WIP działają podobnie jak światła na skrzyżowaniach. Gdy jedziemy sami przez miasto, co się rzadko zdarza, światła nas spowalniają. Gdy jednak przez skrzyżowanie przejeżdża dużo samochodów (więcej niż skrzyżowanie jest w stanie obsłużyć) – światła ratują nas przed jego zablokowaniem. Pewnie przypominacie sobie tak zwany „Warszawski Tetris”:

gdy robota się blokuje

Z kartami zadań jest podobnie – gdy ich za dużo przepływa przez tablicę – nasza praca zaczyna się blokować. Czas więc wprowadzić limity WIP, które ograniczą ilość otwieranych zadań przez zespół: zaczynamy kończyć, kończymy zaczynać :-). Jak działa to w praktyce?

  • [Ktoś z zespołu]: Janek, czym się teraz zajmujesz?
  • [Janek]: Kończę swoje zadanie….
  • [Marysia]: Janek, ale kończysz już je drugi dzień!
  • [Janek]: Już niedługo skończę, a na razie zajmę się nowym zadaniem. 
  • [Ktoś z zespołu]: Nasz limit WIP to 4 – nie możesz zaczynać kolejnego zadania.
  • [Marysia]: Ja też nie mogę zacząć nowego zadania. Pomogę więc Jankowi, w dokończeniu jego taska.
  • [Ktoś z zespołu]: Super, dzięki temu zwolni się miejsce na kolejne zadanie.

Limit WIP zmuszają cały zespół do kończenia rozpoczętych zadań. Inaczej mówi się na nie ukryte okazje do ulepszeń: gdy nasz przepływ się blokuje, zespół zajmuje się usuwaniem przeszkód i usprawnianiem przepływu zadań.

Jak stworzyć Tablicę Kanban?

Nie szukaj na początku idealnego rozwiązania: nastaw się na eksperymentowanie i ulepszanie. Zacznij od czegoś prostego, a potem udoskonalaj swoją tablicę, aż w pełni będzie odzwierciedlać prace Twojego zespołu. Możesz posłużyć się 5 krokami, które pomogą Ci zdefiniować Twoją tablicę:

  1. Zidentyfikuj podstawowy typy zadań (np. funkcjonalności, błędy, zadania utrzymaniowe, etc…)
  2. Dla każdego typu zadań zdefiniuj osobny przepływ: inny przepływ będą miały zadania związane z dodaniem nowych funkcjonalności do produktu, od zadań związanych ze zgłoszeniem i obsługą błędów.
  3. Odwzoruj kluczowe informacje związane z zadaniem na karcie zadania. na przykładzie mogą to być: nazwa zadania, numer w systemie informatycznym, data zgłoszenia, deadline, priorytet, estymacja, osoba, która przyjęła zgłoszenie, kto obecnie pracuje nad zadaniem, etc…
  4. Zbuduj tablice Kanban: kolumny będą odzwierciedlały kolejne kroki przepływu, karty w różnych kolorach – zadania określonego typu
  5. Ustaw limity WIP na poszczególnych kolumnach – bez tego będzie to tylko zwykła tablica. O tym jak ustawić takie limity napiszemy w osobnym artykule.

Pamiętaj: nie bój się eksperymentować: to jest element kultury ciągłego doskonalenia, który dzięki Tablicy Kanban pojawi się w Twojej organizacji.

Zapraszamy również do zapoznania się z naszymi wpisami:

Masz pytania? Lub może chcesz podyskutować na temat tego wpisu? Zapraszamy do naszej grupy Transformacje Agile na Facebooku.